Tipps und Tricks aus unserer Salesforce Beratung: Lead- und Opportunity-Stati

Opportunity Stati

Tipps und Tricks aus unserer Salesforce Beratung: Warum Lead- und Opportunity-Stati so wichtig für eine erfolgreiche Einführung von Salesforce sind!

Die Einführung von Salesforce ist aus unserer Erfahrung sehr eng mit einer intensiven Diskussion der Geschäftsprozesse mit unseren Kunden verbunden. Eine der großen Stärken von Salesforce ist, dass sich die Geschäftsprozesse mit wenigen Mausklicks mit Hilfe von sogenannten Workflows automatisieren lassen. Neue Salesforce Nutzer übersehen dabei häufig die Möglichkeiten, wie Geschäftsprozesse mit einfachsten Mitteln abgebildet werden können:  die Statusfelder in Leads, Opportunities, Cases, Contracts, etc.

Es handelt sich bei den Status-Feldern um sogenannte Auswahllisten in Salesforce. Mit diesen Stati-Feldern lässt sich abbilden, an welchem Punkt man sich im Geschäftsprozess aktuell befindet.

Jeder Wert einer Auswahlliste ist somit ein Schritt in einem Geschäftsprozess. Da die Qualität der Werte direkten Einfluss auf die Qualität der darauf aufbauenden Reports und Dashboards hat, erfordert die Definition der Werte bzw. der jeweiligen Stati besondere Aufmerksamkeit und ein gemeinsames Verständnis unter den Nutzern.

Über die Stati werden die Eckpunkte des Geschäftsprozesses definiert

Wie definiert man also die Stati richtig? Wir empfehlen unseren Kunden im Rahmen unserer Salesforce Beratung, dass die Stati kurz und bündig sowie möglichst eindeutig und selbsterklärend sein sollten. Auch sollte eine übertriebene und somit unnötige Komplexität vermieden werden, um dem Salesforce Anwender in Ihrem Unternehmen die Auswahl des richtigen Status möglichst leicht zu machen. Hört sich leicht an? Genau an dieser Stelle beginnt sehr häufig die Herausforderung ein gemeinsames Verständnis für den Vertriebsprozess zu erzielen.

Lassen Sie mich die Herausforderung am Beispiel Lead-Status erläutern. Denken Sie einmal an Ihre Leads der letzten 4 Wochen und wie Sie diese generieren und bearbeiten. Welche Stati benötigen Sie?

Eine Beispielliste* könnte wie folgt aussehen:

  • Neuer Lead →  neuer Datensatz in der Datenbank
  • Versuchte Kontaktaufnahme → es wurden erste Aktivitäten (Anrufe und Emails) erfasst, aber der Lead konnte noch nicht erreicht werden.
  • Kontaktiert → der Lead wurde erreicht, aber das Interesse und die Attraktivität des Leads konnte noch nicht bestimmt werden
  • Kontaktiert und qualifiziert → der Lead ist interessiert und eine Opportunität sollte erfasst werden. Zu diesem Zeitpunkt darf der Lead endlich konvertiert werden.
  • Wiedervorlage → Der Lead scheint attraktiv zu sein, aber das Timing schlecht, so dass man sich den Lead wieder in 30 oder 60 Tagen auf Wiedervorlage legt
  • Kein Zielkunde → Der Lead ist nicht als Zielkunde interessant
  • Keine Antwort → Der Lead hat trotz mehrmaliger Kontaktaufnahme nicht reagiert und die Bearbeitung wird eingestellt
  • Spam → einfach nur Spam

Die Eckpunkte können über Workflows und Regeln** ergänzt werden

Mit der Definition der 8 Auswahlfelder bzw. Lead-Stati hätte unser Beispielkunde die Eckpunkte seines Leadprozesses definiert. Das spannende an Salesforce ist, dass man nun noch Regeln und Workflows für die jeweiligen Stati definieren kann, zum Beispiel:

Zu 1. Wer bekommt den Neuen Lead zugewiesen und wie wird derjenige informiert?

Zu 4. Welche Informationen müssen vorliegen, damit ein Lead als qualifiziert gilt und konvertiert werden kann?

Zu 5. Soll automatisch ein Task angelegt werden, der zu einem bestimmten Zeitpunkt den Mitarbeiter wieder an den Lead erinnert?

Alle Stati dienen als Messpunkte für Reports und Dashboards

Wenn der Leadprozess so erfasst wird, dient jeder Stati als Messpunkt, der für alle Auswertungen für Ihr Vertriebscontrolling zur Verfügung steht. Es kann nun in Echtzeit ausgewertet werden, wie viele Leads sich in Summe oder pro Mitarbeiter in welchem Stati befinden. Man könnte außerdem auswerten, wie lange es im Durchschnitt gedauert hat, bis ein Lead qualifiziert wurde -um nur ein paar Möglichkeiten aufzuzeigen. Sie definieren, was Sie für Ihr Vertriebscontrolling benötigen!

Die Kunst der Reduzierung

Sobald die Stati aktiv genutzt werden, sollten Vertriebsleiter, Vertriebsmitarbeiter und System-Administratoren zudem regelmäßig den Nutzen der unterschiedlichen Stati hinterfragen. Dies ist nun relativ leicht auf Basis der Nutzungszahlen möglich. Wird ein Status nicht benutzt kann dies zwei Gründe haben. Die Nutzer verstehen den Status nicht oder er wird einfach nicht gebraucht. Sobald Sie feststellen, dass ein Status nicht gebraucht wird, sollte man sich schnell von ihm verabschieden.

Stellen Sie viele Fragen, um zum Ziel zu kommen

Als Salesforce Berater und Vertriebsexperte sehen wir unsere Aufgabe darin, die betroffenen Stakeholder von Anfang an einzubinden und die Geschäftsprozesse detailliert zu hinterfragen. Sie werden über die Vielfalt der Antworten und der damit verbundenen Diskussion erstaunt sein.

Die Erarbeitung eines gemeinsamen Verständnis ist daher unerlässlich und sollte  – sobald vorhanden – sauber dokumentiert werden.Dies kann später zum Beispiel als Input für ein Nutzerhandbuch, Training oder eine Vertriebsrichtlinie genutzt werden.

Denn wirklich nachhaltig wird eine Salesforce Einführung erst durch gute Schulungen und laufendes Training sowohl für neue als auch bestehende Nutzer.

______________________
Wichtige Hinweise:

* Gerne können Sie sich an dieser Beispielliste orientieren, um die für Ihr Unternehmen passenden Stati im richtigen Wording zu finden. Bitte kopieren Sie diese nicht blind, sondern passen diese auf Ihre  Geschäftsprozesse an.
** Bitte beachten Sie, dass es für Workflows besondere Lizensierungsanforderungen von Salesforce gibt.