Success Story: automatisierte und voll dynamische Angebotserstellung für die Tee-Shaker GmbH

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Über den Kunden

Die Tee-Shaker GmbH ist eine in Hamburg ansässige Firma, die die gleichnamigen Tee-Shaker weltweit verkauft. Dabei handelt es sich um kleine Dosen, in denen Golfspieler ihre Tees aufbewahren können, um sie beim Golfspielen immer griffbereit zu haben. Durch die Bedruckung des Tee-Shakers mit dem jeweiligen Firmenlogo des Kunden, kann die Dose als attraktives Werbemittel genutzt werden. Kunden der Tee-Shaker GmbH sind daher vor allem Firmenkunden.

Ausgangslage

Tee-Shaker hatte Salesforce bereits seit einiger Zeit im Einsatz. Allerdings wurde es hauptsächlich als Adressdatenbank genutzt. Einige Dokumente wurden in Salesforce erzeugt, andere außerhalb von Salesforce über eine Excel-Maske. Viele Schritte des Salesprozesses wurden daher noch zeitaufwendig manuell ausgeführt.

Die Anpassungen der ursprünglichen Salesforce Instanz sollte vor allem deshalb vorgenommen werden, da Tee-Shaker sich ambitionierte Wachstumsziele gesetzt hat. Die Prozesse sollten skalierbar gemacht werden, so dass das stark zunehmende Volumen von internen Mitarbeitern sowie von externen Handelsvertretern ohne große Abstimmungszeiten in gleichbleibend hoher Qualität ausgeführt werden können.

Zielsetzung des Projekts

sfb_tee-shaker_docsZiel des Projekts war die vollständige Automatisierung des Angebotsprozesses sowie der Auftragssteuerung unter den folgenden Gegebenheiten: Die Kunden der Tee-Shaker GmbH teilen sich in 3 Salesregionen auf, die jeweils unterschiedliche Sprachen und Währungen mit sich bringen. Weiterhin kann Vorkasse als Zahlungsmodalität ausgewählt werden. Diese Komplexität sollte in Salesforce im Hintergrund abgebildet werden, so dass in jeder Phase des Salesprozesses je nach Voreinstellung per Knopfdruck automatisch die richtigen Dokumente erstellt und verschickt werden.

Umsetzung in Salesforce

Bei der Darstellung der Umsetzung in Salesforce fokussieren wir uns auf die Musteranfrage des Kunden, die Angebotserstellung und die Auftragssteuerung. Die wichtigsten Schritte des Salesprozesses von Tee-Shaker wurden in der Opportunity Maske in einem speziellen Bereich angelegt. Dabei wurden die einzelnen To Dos des Tee-Shaker Mitarbeiters in Phasen eingeteilt und farblich markiert.

Phase 1
In der ersten Phase des Salesprozesses fordert der Kunde ein sogenanntes virtuelles Muster an, um zu sehen wie sein Logo auf einem Tee-Shaker aussehen würde. Der Salesmitarbeiter kann dieses über den Button „request virtual sample“ beim Grafiker anfordern, in dem ihm ein entsprechender Task zugewiesen wird.
Phase 2
Als nächster Schritt wird das virtuelle Muster gemeinsam mit einem individuell anpassbaren Anschreiben per E-Mail an den Kunden versendet.
Phase 3
Ist der Kunde weiterhin am Produkt interessiert, erhält er ein Angebot über die Menge und Konfiguration des von ihm ausgewählten Tee-Shakers. Das Angebot wird dabei ebenfalls per Knopfdruck mit den jeweiligen Kunden- und Produktdaten ausgefüllt erzeugt und kann aus Saleforce heraus direkt versendet werden.
Phase 4
Nimmt der Kunde das Angebot an, muss zunächst eine Reinzeichnung seines Logos angefertigt werden. Die Zuweisung des Tasks an den Grafiker erfolgt analog zu Schritt 1.
Phase 5
Als letzter Schritt wird dem Kunden per E-Mail die Auftragsbestätigung geschickt sowie ein Dokument das die Reinzeichnung und weitere Vorgaben zur Druckfreigabe beinhaltet. Bei Kunden, deren Zahlungsbedingungen Vorkasse ist, wird außerdem eine sogenannte Pro-Forma Rechnung generiert und versendet. 

Das Versenden und Erstellen der Dokumente findet teilweise auf der Opportunity Maske, teilweise in der Angebotsmaske statt, was durch die Struktur von Salesforce bedingt ist. Um den User aber so intuitiv wie möglich durch Salesforce zu leiten, wurde für Tee-Shaker mit Hilfe von Visual Force eine extra Graphik programmiert.

Besonderheiten des Projekts

  • Durch die Mehrsprachigkeit, die verschiedenen Währungen, sowie die Möglichkeit Vorkasse als Zahlungsbedingung auszuwählen, werden im Hintergrund 26 verschiedene Dokumente „bereitgehalten“.
  • Die Inhalte der Dokumentenfelder können dabei sowohl aus dem Account, dem Kontakt oder der Opportunity kommen und werden dynamisch eingefügt.
  • Mit der Eingabe des Standort des jeweiligen Accounts (Land) werden automatisch alle Voreinstellungen für die Erzeugung der richtigen Dokumente getroffen.
  • Bei der Einstellung „Vorkasse“ wird eine Pro-Forma Rechnung erzeugt, die ebenfalls an die E-Mail gehängt wird.
  • Durch die Programmierung einer grafischen Oberfläche mit Buttons für den jeweiligen Prozessschritt, wird der Salesforce Nutzer intuitiv durch die verschiedenen Phasen geleitet was erheblich zur Nutzerfreundlichkeit der Tee-Shaker Instanz beiträgt.
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Frank Stehling, Investor,
Positive Alpha Services GmbH & Co. KG

Der Relaunch der Tee-Shaker Salesforce Org hat überraschend gut geklappt. Dank der guten Vorarbeit bei der Spezifikation der Prozesse wurde das Projekt rechtzeitig und im Budgetrahmen abgeschlossen. Von dem Ergebnis sind wir begeistert. Uns waren die Einsatzmöglichkeiten und Potenziale von Salesforce vorab gar nicht bewusst. Bei jeder Erstellung eines Angebotes spart die Tee-Shaker GmbH nun ca. 20 Minuten Zeit ein. Ein wirklich großer Effizienzgewinn.

Links: www.salesforce.com/de | www.tee-shaker.de | www.positive-alpha.de